rencana produksi

Apa yang dimaksud dengan rencana produksi?

Rencana produksi adalah bagian dari rencana bisnis jangka menengah Anda yang merupakan tanggung jawab bagian manufaktur / operasional Anda untuk dikembangkan. Rencana tersebut menyatakan dalam istilah umum jumlah hasil produksi yang menjadi tanggung jawab bagian manufaktur untuk dibuat pada setiap periode sesuai perencanaan.
Hasil produksi biasanya dinyatakan dalam istilah peso atau unit ukuran lain (misalnya ton, liter, kg.) atau unit produk agregat (ini mengacu pada rata-rata tertimbang semua produk dalam perusahaan Anda). Rencana produksi adalah otorisasi dari bagian manufaktur Anda untuk memproduksi barang-barang dengan laju yang konsisten dengan rencana korporasi perusahaan Anda secara menyeluruh.
Rencana produksi ini perlu diterjemahkan kedalam jadwal produksi induk agar dapat menjadwal semua barang untuk penyelesaian pada waktunya, menurut berbagai tanggal pengiriman yang dijanjikan; untuk menghindari kelebihan muatan atau kekurangan muatan dari fasilitas produksi; sehingga kapasitas produksi dimanfaatkan secara efisien dan berdampak pada biaya produksi yang rendah.
Mengapa penting untuk memiliki rencana produksi yang dikembangkan dengan cermat? Perencanaan produksi merupakan salah satu fungsi perencanaan yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam bekerja untuk memenuhi kebutuhan para nasabahnya. Adalah kegiatan perencanaan jangka menengah yang mengikuti perencanaan jangka panjang dalam P/OM seperti perencanaan proses dan perencanaan kapasitas strategis. Perusahaan perlu mempunyai perencanaan agregat atau strategi perencanaan produksi untuk memastikan bahwa kapasitas yang cukup telah tersedia untuk memenuhi perkiraan permintaan dan menetapkan rencana terbaik untuk memenuhi permintaan ini.
Rencana produksi yang telah dikembangkan dengan cermat akan memungkinkan perusahaan Anda memenuhi tujuan sebagai berikut:
•  Meminimalkan biaya / memaksimalkan laba
•  Memaksimalkan layanan nasabah
•  Meminimalkan investasi inventaris
•  Meminimalkan perubahan dalam nilai produksi
•  Meminimalkan perubahan dalam tingkat tenaga kerja
•  Memaksimalkan pemanfaatan pabrik dan perlengkapan

Bagaimana rencana produksi dipersiapkandisiapkan?

Kegiatan 1 Penentuan Kebutuhan
Kegiatan 1 dalam Perencanaan Produksi adalah penentuan kebutuhan untuk perencanaan masa depan. Perkiraan permintaan memainkan peranan yang penting dalam pelaksanaan ketiga tugas ini. Oleh karena itu para manajer perlu sadar akan berbagai faktor yang akan mempengaruhi ketepatan dari ramalan permintaan dan penjualan.
Kegiatan 1 meliputi pelaksanaan tugas-tugas sebagai berikut:

KEGIATAN 1 Tugas-tugas	Keterangan
1	Susunlah ramalan penjualan untuk masing-masing produk atau jasa sepanjang masa perencanaan yang tepat.
2	Gabungkan semua permintaan bagi produk / jasa kedalam satu permintaan agregat.
3	Ubahlah permintaan agregat bagi masing-masing masa kedalam jumlah karyawan, proses, dan segala unsur lainnya dari kapasitas produktif.

Terdapat sejumlah faktor perusahaan yang dapat mempengaruhi tingkat permintaan untuk produk perusahaan. Segala faktor intern ini mencakup usaha pemasaran perusahaan; rancangan produk itu sendiri; segala strategi untuk meningkatkan layanan nasabah; dan kualitas serta harga produk.
Ada juga sejumlah faktor ekstern atau faktor lokasi pasar yang secara signifikan mempengaruhi permintaan seperti tingkat persaingan atau kemungkinan reaksi pesaing terhadap strategi bisnis perusahaan; persepsi nasabah tentang produk dan tingkah laku nasabah yang dipengaruhi oleh profil sosio-demografis. Akhirnya, ada sembarang faktor yang dapat mempengaruhi ketepatan permintaan ramalan seperti kondisi ekonomi secara menyeluruh dan munculnya siklus bisnis.
Kegiatan 2 Bagaimana Memenuhi Kebutuhan
Kegiatan utama berikutnya meliputi pengenalan berbagai alternatif yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam memenuhi perkiraan produksi serta segala kendala dan biaya yang terlibat. Khususnya, kegiatan ini meliputi tugas-tugas sebagai berikut:

KEGIATAN 2 Tugas-tugas	Keterangan
1	Kembangkan beberapa skema sumber daya alternatif untuk memenuhi kebutuhan kapasitas kumulatif
2	Kenali rencana paling tepat yang memenuhi permintaan agregat pada biaya operasional yang paling rendah

Begitu rencana paling tepat telah terpilih, maka perusahaan akan menegevaluasi rencana tersebut dan nantinya menyelesaikan pelaksanaannya. Untuk maksud proses perencanaan yang efisien dan efektif, maka direkomendasikan pembentukan tim perencanaan produksi yang terdiri dari para manajer dari bagian manufaktur, pemasaran, pembelian dan keuangan.

Masukan apa saja yang ada untuk proses perencanaan produksi?

Agar dapat melaksanakan proses perencanaan agregat, informasi berikut perlu tersedia bagi tim perencanaan produksi ini. Data ini mencakup hal-hal sebagai berikut:
•  Informasi bahan / pembelian
•  Informasi operasional / manufaktur
•  Rancangan teknik / proses
•  Informasi penjualan, pemasaran dan distribusi
•  Informasi keuangan dan akuntansi
•  Informasi sumber daya manusia
Bagaimana Anda menyikapi fluktuasi dalam permintaan?
Ada tiga strategi perencanaan produksi mendasar yang dapat dipilih oleh perusahaan untuk menyikapi fluktuasi permintaan. Ini adalah (1) strategi Mengejar Permintaan, (2) strategi Tingkat Produksi, dan (3) Strategi Campuran.

Strategi	Keterangan
Strategi Mengejar Permintaan	Mencocokkan tingkat produksi dengan tingkat pesanan atau permintaan melalui pengangkatan atau pemecatan karyawan seiring dengan tingkat pesanan yang berubah-ubah
Strategi Tingkat Produksi	Mempertahankan jumlah tenaga kerja yang stabil pada tingkat produksi yang tetap dengan seluruh kekurangan dan kelebihan diserap oleh salah satu dari yang berikut: •  Mengubah tingkat inventaris • Memungkinkan penangguhan penyelesaian pesanan (komitmen terhadap nasabah untuk pengiriman produk dalam waktu lebih lama) • Menggunakan strategi pemasaran (misalnya berbagai kegiatan promosi)
Strategi Campuran	Berbagai strategi ini dapat mencakup gabungan dari hal-hal sebagai berikut:   •  Mempertahankan jumlah karyawan secara stabil tetapi menerapkan jam kerja yang berubah-ubah (misalnya menambah regu kerja, jadwal kerja atau lembur yang fleksibel) • Melakukan sub-kontrak / outsourcing •  Mengubah tingkat inventaris

Sumber: Dilworth, James B. Production and Operations Management: Manufacturing and Services . Edisi Kelima. McGraw-Hill, Inc. 1993
Pertimbangan penting apa saja yang dilakukan untuk memilih strategi perencanaan produksi?

Strategi Mengejar Permintaan

Beberapa Metode Khusus	Biaya	Ulasan
Rekrut pegawai tambahan sesuai dengan peningkatan permintaan	Biaya pekerjaan untuk pemasangan iklan, perjalanan, wawancar, pelatihan, dan lain-lain. Biaya regu kerja yang tinggi jika diadakan penambahan regu kerja.	Pekerja yang terampil mungkin tidak tersedia bilamana dibutuhkan.
Pemberhentian pekerja karena adanya penurunan dalam permintaan	Biaya uang pesangon dan peningkatan biaya asuransi pengangguran	Perusahaan harus memiliki investasi modal yang memadai dalam perlengkapan untuk puncak tingkat tenaga kerja.

Strategi Tingkat Produksi

Beberapa Metode Khusus	Biaya	Ulasan
Lakukan produksi lebih awal dan simpan sampai produk dibutuhkan	Biaya pemeliharaan inventaris	Kegiatan operasional yang berkecimpung dalam bidang jasa tidak dapat memelihara persediaan jasa
Tawarkan untuk mengirimkan produk atau jasa lebih lama, pada saat kapasitas tersedia	Tangguhkan sesedikit mungkin penerimaan pendapatan; perusahaan bisa kehilangan nasabah.	Perusahaan manufaktur dengan produk yang tidak tahan lama seringkali menggunakan cara ini
Gunakan usaha pemasaran khusus untuk memindahkan permintaan ke masa-masa sepi	Biaya pemasangan iklan, potongan harga, program promosi lainnya	Jelaskan dengan sejumlah contoh keterkaitan antara semua fungsi didalam organisasi

Strategi Campuran

Beberapa Metode Khusus	Biaya	Ulasan
Tingkatkan jam kerja tanpa mengubah ukuran jumlah tenaga kerja	Membayar uang lembur lebih banyak	Pengurangan waktu pemeliharaan dalam pekerjaan tanpa mengganggu produksi
Mempekerjakan karyawan dengan kemampuan produksi tinggi sehingga lembur tidak lagi dibutuhkan	Kelebihan upah tenaga kerja selama masa-masa sepi permintaan	Selama masa-masa sepi permintaan, tenaga kerja bisa dimanfaatkan untuk melakukan kerja pemeliharaan yang tertunda
Lakukan sub-klontrak pekerjaan ke perusahaan lain	Melanjutkan pengeluaran untuk overhead perusahaan; overhead sub-kontraktor dan laba.	Kapasitas sejumlah perusahaan lain bisa dimanfaatkan, namun ada kekurangan dalam pengendalian jadwal dan tingkat kualitas
Perbaiki keputusan membuat-atau-membeli untuk membeli barang pada saat kapasitas sudah bermuatan penuh	Pemborosan ketrampilan perusahaan, pemanfaatan peralatan dan perlengkapan yang kurang selama masa-masa yang sepi	Beberap metode ini membutuhkan investasi modal secukupnya bagi puncak tingkat produksi, yang akan kurang dimanfaatkan pada masa-masa sepi

Bagaimana Anda dapat memantau keefektifan rencana produksi Anda?
Pertimbangan penting dalam memantau keefektifan rencana produksi Anda ditunjukkan dibawah:

Sistem dan Prosedur

Pertimbangan	Ganjaran?		Ulasan (jika ada)
Ya	Tidak
•  Apakah tersedia dokumentasi terbaru dari sistem dan prosedur perencanaan dan pengendalian produksi? Apakah semua ini sudah disampaikan kepada semua pihak yang berkepentingan?
•  Apakah perencanaan dan pengendalian produksi mempunyai sistem pemantauan resmi untuk memelihara dan memperbarui catatan jadwal induk?
•  Apakah tersedia sistem koordinasi perkiraan penjualan untuk disiapkan secara cukup rinci sehingga semua ini bisa diwujudkan menjadi rencana produksi khusus?

Perencanaan Produksi

Pertimbangan	Ganjaran?		Ulasan (jika ada)
Ya	Tidak
•  Apakah perencanaan dan pengendalian produksi menyiapkan jadwal produksi induk dengan segala tugas produksi dan alokasi waktu?
•  Apakah semua jadwal produksi memungkinkan perencanaan memadai dari tingkat pembelian dan inventaris?
•  Apakah ada tanda-tanda kehilangan waktu yang banyak dan tingkat produktivitas pekerja yang rendah? Apakah jumlah pesanan seperti itu kelihatan cukup besar?

Pengendalian Produksi

Pertimbangan	Ganjaran?		Ulasan (jika ada)
Ya	Tidak
•  Apakah status setiap pesanan atau pekerjaan dalam proses benar-benar dapat ditentukan?
•  Apakah tingkat produksi sesungguhnya menyimpang secara signifikan dibandingkan dengan jadwal yang telah direncanakan?
•  Apakah pengiriman pesanan sesungguhnya hampir selalu sesuai dengan jadwal?
•  Apakah semua catatan dan laporan pengendalian produksi yang sangat penting dipelihara untuk mencakup muatan produksi sekarang dan masa depan?